ACTA ASAMBLEA 20/07/2013

Acta de Asamblea

“Agrupación Universitarios Unidos”, empaques 15 Norte.

Sábado 20 de Julio 2013

1. Directiva
1. Aclaraciones: Aclaración de responsabilidades de la directiva. Es responsable del funcionamiento de las comisiones, no de realizar tareas sino de velar por que se encuentren en funcionamiento. 
2. Tareas: 
1. Constitución de la Personalidad Jurídica el 20 de Julio en Viña del Mar.
2. Tenemos libros de acta, estatutos de agrupación, libro de miembros. 
3. Necesitamos 15 personas para firmar la personalidad jurídica 
4. Beneficios de tener rut: sacar cuenta en el banco, postular proyectos para conseguir financiamiento, tener un lugar para reuniones, acceso a beneficios de la casa del deporte, premios, etc. 
3. TRICEL: 
1. Se recuerda que este es el 3er llamado que hacemos para que se conforme el Tricel. Originalmente la Directiva Provisoria se estimaba para un plazo de 3 meses, sin embargo ya llevamos casi 10 meses en una administración que no esperábamos. 
2. Reglamento: Este será un grupo de empaques, que se reunirá de forma temporal para poder coordinar las elecciones que determinen a la nueva directiva de nuestra organización de empaques. 
3. Nuevo llamado a constitución de tricel y listas: A cargo de esta labor quedan Emanuel Suárez, Daniel Quijada y Esteban Valenzuela.
4. Estatutos/Reglamento: En esta sección se aclaró que ya teníamos una parte de los reglamentos aprobados por asamblea, pero que aún quedaban pendientes los reglamentos del directorio. Además se indicó la diferencia entre Reglamento Interno y Estatutos de la Organización. 
5. Aclaración de Beneficios: Los beneficios entregados a las comisiones en el mes de Julio fueron expuestos y explicados en el documento de control y gestión de calidad, en el cual se explica el diagnóstico del funcionamiento de los grupos de trabajo, donde se concluye que era necesario reactivar el funcionamiento de las comisiones a través de beneficios que estarían a modo de prueba hasta la asamblea, quien decidiría si los beneficios continuaban o si se modificaban. 
1. Finalmente la asamblea decide modificar los beneficios y se hace votación, ganando la propuesta de entregar 1 turno extra con prioridad a los miembros de las comisiones que tuvieran sus tareas cumplidas. El control del cumplimiento de estas tareas quedará en manos de la directiva, quien autorizará el beneficio semanalmente.
2. Bienestar
1. Avances (beneficios)
2. Distintivo embarazadas: A las empaques embarazadas se les hará entrega de un distintivo, el cual le sirva a los coordinadores y/o reemplazos para tener claridad de quienes son y, así, puedan acceder al beneficio de caja express. Francisca se hará cargo de las averiguaciones. 
3. Llaves, candados y lockers: Últimamente se han roto varios candados. La comisión se compromete a fiscalizar que quienes deban reponer candados lo hagan. Al respecto se recuerda que aquellos empaques que pierdan o no devuelvan una llave y que por ello se deba romper un candado, deben reponerlo antes de su próximo turno, y no pueden empacar hasta que lo hagan. Sobre lo anterior la comisión se compromete a mantener una comunicación más fluida con los empaques y los encargados.
4. Sobre los lockers, queda pendiente la soldadura de algunos de ellos. Esta comisión se hará cargo de gestionar aquello.
5. Frente a la problemática de tener un manojo de copias que no está funcionando se propuso la idea de comprar candados con llave maestra, así se evitaría romper candados. Quedaron pendientes las cotizaciones.
6. Además se expuso la idea de comprar lockers, surgieron cotizaciones de empaques y se dejó como propuesta a evaluar según cotizaciones. 
7. Rifas: se expuso la baja rentabilidad de las rifas y se anunció que se tomarían nuevas medidas para sacar adelante actividades más rentables. Entre las actividades propuestas se explicó una mejora al campeonato de futbol, hacer una liga, la cual dejaría más ingresos 
8. N° de integrantes de la comisión: se expuso la propuesta de reducir la cantidad de miembros a 4. La asamblea se mostró de acuerdo en que la cantidad de miembros debía ser la mínima capaz de cumplir con las tareas, ya que así se evitaba colapsar la planilla en horarios buenos. 
9. Campeonato de Fútbol: Se subirá un esquema de campeonato como propuesta, lo cuál se hará al grupo de facebook oficial. Todo sujeto a modificaciones. 
10. Poleras: Se considera no apropiado ocupar el dinero existente para pagar las poleras, ya que se supone que es dinero de todos que solo estaría beneficiando a unos pocos. De 3 propuestas finalmente se escoge Devolver la cuota de $2.000.- a quienes la hayan pagado, y entregar un plazo para que cada uno llegue con la polera negra.
    Se establece como plazo el Lunes 5 de Agosto, aquel que no llegue con poler a de piqué negra, no podrá empacar.
11. Beneficios: Se aprueba de que la comisión entregue beneficios sin aprobación previa de la asamblea, excepto en los casos que sean beneficios que afecten a la gran mayoría de la comunidad empaquetadora. En caso de faltar mucho tiempo para la asamblea, estos deberán comunicar y llevar a votación la Propuesta por medio del grupo oficial de Facebook. 
3. Ética 
1. Se describieron las tareas y se justificó la cantidad de integrantes de la comisión. 
2. Hicieron un resumen, comentando que llevan cerca de 20 reuniones realizadas en las que hay una cantidad determinada de sancionados: 
3. “Resumen de sancionados, eliminados, condicionales y otros: Empaques Sancionados: 3 personasCoordinadores Sancionados: 3 personasEmpaques eliminados: 3 personasCoordinadores bajados: 1 personaEmpaques advertidos: 8 Personas. Empaques condicionales por reingreso: 3 personas Reclamos contra Coordinadores: 21 reclamos formales” 
4. Avances
5. Reclamos: se entregó un resumen de los reclamos, donde se pudo concluir que al ser los encargados el grupo con más reclamos debían dejar de participar en la comisión de ética, para así evitar conflictos de intereses. La asamblea votó y se expresó de acuerdo con esta medida. 
6. Se aprobó la propuesta de pedir un informe de personalidad a los encargados de turno, con el fin de conocer más de cerca los comportamientos habituales de los empaques que pudieran estar involucrados en un caso. 
7. Requisitos de ingreso y retiro de la Comisión: Informado y posteriormente aprobado por los presentes. 
1. Ingreso
   No ingresan coordinadores (y reemplazos), ya que la mayoría de los reclamos que llegan a esta comisión de tiene que ver con ellos, en relación a su desempeño y/o trato con los empaques, por tanto esto genera y generaría conflicto de interés. Se puede pedir antecedentes a los encargados para algunos casos. Que no hayan sido sancionados por ética (aunque será evaluado en cada caso)
   Si la comisión tiene todas las tareas designadas y/o si se estén cumpliendo todas las tareas, no será necesario ingresar a más gente. 
2. RETIRO
   Inasistencia a 3 reuniones en un periodo determinado, sin justificativo
   Ser sancionado por ética
   No cumplir con las tareas
   Subir o Ser encargado.
   Filtrar información de decisiones tomadas en reunión antes que sea una información oficial.
   Retiro voluntario. 
4. Faltas: No se informaron avances en esta comisión. 
5. Otros
1. Se propone y se aprueba que la asamblea se realice cada 2 meses, el 3er sábado que corresponda (de esta forma la próxima asamblea será el sábado 14 de septiembre)
2. Se propone y se rechaza que los atrasos no sean considerados debido a la gran cantidad de arreglos viales en la ciudad. Si se aprueba que los encargados puedan tener un poco de criterio al respecto. 
3. Se propone y se aprueba sobre la votación de encargados: a) No habrá ningún “excluído” de esta votación; b) Las preguntas deben ser más específicas (por lo menos 10); c) El encargado que tenga más votos negativos, será revocado de su labor, volviendo a ser empaque regular. 
4. Se pide a los encargados que recuerden avisar al empaque cuando se le haya puesto la ½ falta por atraso. También se les pide recordar anotar al mejor presentado por turno. 
5. Se recuerda que el único turno que no asegura la rotación es el turno de las 20.00 hrs. 
6. Se propone y se aprueba el cambio de la toma de turnos extra, a una modalidad online por medio de la página web.
7. El sistema de toma de turnos se desarrollará de la siguiente forma: 
1. Lunes: a) Toma de turnos extra del “Mesón de Regalos”; b) Toma de 1 turno extra a cada unos de los integrantes de Comisiones que cumplan con las responsabilidades asumidas. 
2. Martes 21.45 hrs: Toma de turnos de empaques de Fin de semana. 
3. Martes 22.00 hrs: Se activa la planilla a todos los empaques. 
4. Martes 22.00 hrs: Toma de turnos presenciales. 
5. Jueves 22.00 hrs: Se activa la planilla a todos los empaques que tengan menos de 4 turnos (no hay prioridad para quienes no tengan o tengan 1 turno). 
6. Jueves 22.30: Se activa la planilla a todos los empaques para que tomen 5 o más turnos. 
7. En caso de quedar turnos disponibles, se regalarán por la página de facebook durante los días Viernes, Sábado y Domingo. 
8. En caso de haber una falla en la toma de turnos online, todo este procedimiento se retrasa en 2 días, quedando la toma de turnos oficial para el Jueves y la toma de turnos extra para el Sábado, en los mismos horarios. 
8. (Esto no estaba en la tabla, pero los compañeros pidieron exponer su caso) Jaime Gomez y Joaquín Jimenez piden un tiempo para exponer un caso de situaciones perjuiciosas en que habría incurrido Johanna Alvarez. Luego de varios minutos de discusión se vota que este caso sea llevado a la Comisión de Ética y que sea esta quién decida al respecto. 
6. Coordinadores de turno
1. Avances (documentos redactados de funcionamiento de grupo)
2. Propuesta para conformar el comité de ética: el grupo de coordinadores desechó la idea original de conformar ellos el comité de ética, postulando la propuesta de la reunión de voceros de grupo, la cual consistía en que 2 encargados participarían de las reuniones de ética para aclarar comportamientos de empaques, en caso de que se estime conveniente.
   Se rechaza la propuesta, y se acepta que la Comisión de ética pida información en los casos que corresponda. 
3. Perfil de Cargo: se hizo lectura del perfil de cargo original del comité de ética, más las modificaciones realizadas por los coordinadores. La asamblea estuvo de acuerdo con aplicar el perfil descrito a los reemplazos y actuales coordinadores, y, además, solicitaron al directorio responsabilizarse por hacer cumplir dicho perfil, solicitando a las comisiones la información requerida para llevar a cabo el filtro.El perfil aprobado es: 
1. "Perfil de cargo para lista de espera coordinadores (de manera de optimizar la elección de encargados en el sistema)
   Requisitos mínimos:
   1. No haber sido sancionados a contar del comienzo de la autogestión, ya sea por la comisión de ética y/o de faltas (ambas comisiones son las únicas que pueden asignar suspensiones). Por lo tanto la directiva tendrá la obligación de pedir antecedentes de postulantes a la comisión de faltas y la comisión de ética para aplicar las restricciones correspondientes.
   2. Tener una hoja de vida intachable en cuanto al desempeño como encargado (si es que ya han hecho reemplazos o han sido encargados en el pasado).
   3. No tener faltas por mala conducta.
   Obs: Los coordinadores deben entregar información sobre el desempeño del postulante, tomándose como puntos de interés:
   * Desempeño del postulante como empaque.
   * Buena disposición.
   * Capacidad de autocontrol ante situaciones de alto estrés.
   * Capacidad de relacionarse con un gran número de personas.
   * Responsabilidad.
   * Capacidad de controlar a otras personas ante situaciones de estrés."
2. Los encargados dan cuentan de sus avances en la redacción de su procedimiento estándar, sin embargo no está terminado. Se comprometen a terminarlo a la brevedad.
   Este será expuesto en el grupo de facebook y votado en el mismo. 
7. Quedan pendientes para la próxima asamblea los siguientes temas: 
1. Encargados y sus propuestas 
2. Propuestas: 
1. Empaques nuevos para fin de semana y cierres. 
2. Listas de espera paralelas. 
3. Reclamos desde servicio al cliente y administración del local
8. Próxima Asamblea: Sábado 14 de Septiembre. 

Cualquier duda, consulta o sugerencia sobre estas temáticas, hacer el favor de enviar un correo a org.u.unidos@gmail.comAtte. Directiva Provisoria
Nayari Aguilar 

Johanna Alvarez